Insudoc gestion documentaire

Insusoft est le premier programme du marché à enrayer la paperasserie... et les importantes pertes de temps.

Pourquoi Insudoc ?

• Rapidité et gain de temps : documents faciles à retrouver et recherche plus rapide à l’intérieur de documents grâce à la reconnaissance de texte (OCR).
• Économie de place : plus besoin de grandes armoires d’archives.
• Espace de stockage plus réduit : des fichiers réduits jusqu’à 10 fois.
• Traitement centralisé : traitement uniforme des courriels, lettres, télécopies et photos.
• Intégration complète dans Insusoft.
• Gain de temps : économie d’heures de travail grâce à la plus grande efficacité de travail.

La paperasserie s’accumule et accapare bien vite pas mal de place dans les bureaux de courtier. Avec toutes les conséquences qui s’ensuivent : des pièces qui se perdent, des archives qui occupent de nombreux mètres cube d’espace, nombre d’heures de travail d’employés perdues chaque jour par la recherche de
documents.

Insudoc vous propose deux modes de sauvegarde de vos papiers dans vos archives électroniques : soit tous les documents sont numérisés d’emblée et attribués à un dossier client (prénumérisation), soit tous les documents sont d’abord distribués parmi les différents employés. Ceux-ci appliquent à chaque document un code-barresqu’ils rattachent à un dossier. Ce n’est qu’après que tous les documents sont numérisés (postnumérisation) et sauvegardés automatiquement au bon endroit dans Insusoft. Dans les deux cas, les documents peuvent être numérisés avec l’OCR (optical character reading), de manière à être lisibles et utilisables dans Microsoft Word, Excel et autres. Cela permet aussi de faire une recherche rapide de mots dans chaque document.

Prescanning

Vous recherchez au moyen du module ‘Paperless Office’ les fichiers numériques (PDF, Word, E-Mail, photos, …) ou vous numérisez les documents qui doivent être traités. Ce module convertit les documents (indépendamment du format importé) dans le format de sortie souhaité (small-PDF, html, Word, …). Ces documents convertis sont ensuite mis à disposition dans le ‘Document Manager’ ou gestionnaire de documents.

Vous déterminez à ce niveau-ci ce qui doit se passer du document : soit vous l’attribuez à un dossier déterminé (indexation), soit vous l’acheminez vers une autre personne qui en assume le suivi ultérieur. Vous pouvez consulter l’historique complet des actions entreprises. Il est possible également de déterminer la priorité de traitement du document. Si aucune autre action ne doit plus être entreprise, le document est prêt à l’archivage et reçoit une destination finale définitive.

Postscanning

Le ‘postscanning’ concerne toujours des documents sur support papier. Un programme de gestion (Insusoft) génère un code-barres qui assume d’emblée (une partie des) (les) attributions. Le code-barres détermine à quel dossier il est rattaché et, éventuellement, de quel type de document il s’agit.

Les documents numérisés aboutissent dans le module ‘Paperless office’ où le code-barres est balayé. Si nécessaire, le fichier est converti dans un autre format de sortie et est ensuite envoyé au gestionnaire de documents. À ce niveau-là, vous-même (ou une autre personne) assumez le suivi ultérieur du fichier et, après son archivage, le fichier a atteint sa destination finale.